La réalisation d’une activité professionnelle temporaire hors du cadre habituel de travail nécessite un déplacement dit professionnel. Ceci se fait dans le but d’effectuer une visite des clients, des fournisseurs, participer à des séminaires et congrès ou à des réunions professionnelles, etc. Pour mener à bien un tel projet, voici comment vous devez le gérer.
Programmer vos déplacements
Dans la mesure du possible, la gestion de déplacements professionnels doit passer par l’action de prévoir les réservations. En effet, plus tôt sont faites les réservations, plus avantageux seront les tarifs. Par contre, si les déplacements professionnels sont incertains, il faut préférer les tarifs annulables ou changeables.
Ils engendrent un coût plus élevé, mais permettent néanmoins d’avoir une certaine marge de manœuvre quant au déplacement ou à l’annulation du déplacement. Une fois sur place, il faut hiérarchiser les rencontres à faire et donner plus de temps à la visite clients et/ou fournisseurs importants.
Prendre en compte les frais indirects et critiques au voyage
Les budgets réservés aux déplacements professionnels ont l’habitude de couvrir uniquement les frais directs y afférents :
- Hébergement ;
- Restauration ;
- Transport.
Cependant, les dépenses totales ne se limitent pas qu’à ces frais. Plusieurs coûts indirects sont liés à la gestion de déplacements professionnels.
La facturation, les notes de frais, les imprévus sont coûteux pour les entreprises. Afin de minimiser l’importance de ces frais, il faut les inclure dans le budget comme des prévisions.
Se faire aider par une agence de voyage
Devant une période d’encombrement des call centers, annuler un voyage peut s’avérer difficile, voire impossible. Dans le but de ne perdre ni votre argent de réservation ni votre temps de travail, il faudra opter pour une unique solution, se faire assister par une agence de voyages. Celle-ci va gérer les démarches d’annulation à votre place.
Bien évidemment, ceci engendre des frais qui peuvent varier d’une agence de voyages à une autre. Néanmoins, se faire assister par une agence permet de gagner du temps pour d’autres activités et de rentabiliser les frais.
Optimiser les dépenses
Dans un esprit de contrôle des dépenses, plusieurs entreprises définissent des politiques de voyages d’entreprise. Elles limitent les excès et permettent de respecter le budget fixé. Les politiques de voyage d’entreprise sont modifiables selon les nouveaux postes et équipes concernées.
Afin que ces politiques soient acceptées et respectées par les collaborateurs, il faut que leurs consignes soient limpides et claires. Et pour plus d’efficacité, un contrôle automatique de chaque réservation s’impose pour prouver qu’elle cadre ou non avec le budget fixé.
Comprendre les collaborateurs
Un déplacement professionnel peut être interprété différemment d’un collaborateur à un autre. Pour certaines, ce sera une bonne nouvelle et pour d’autres une nouvelle stressante. Dans une telle situation, il faut assister vos collaborateurs, et ce, depuis le processus de réservation.
La politique voyage, en plus de faciliter cette assistance, doit pouvoir répondre aux éventuelles questions du collaborateur. Analyser les données relatives aux déplacements professionnels des collaborateurs permet d’appréhender l’attitude des voyageurs : délai de réservation, budget moyen, etc. Cette analyse permettra également de parfaire les politiques de voyage d’entreprise.
La gestion des déplacements professionnels passe par la planification du voyage, le contrôle des dépenses et bien d’autres actions. Le respect et l’application de ces différentes mesures facilitent et améliorent la gestion de vos déplacements professionnels.